Juridisch
Privacybeleid
Bijgewerkt: oktober 2026
1. Wie is NovaPiek?
NovaPiek is een eenmanszaak die een klantenservice-platform aanbiedt aan bedrijven. Het platform helpt bedrijven WhatsApp- en e-mailberichten van hun klanten efficiënter te behandelen met softwareautomatisering en AI-ondersteuning.
Handelsnaam: NovaPiek
Rechtsvorm: Eenmanszaak
KvK-nummer: 99676028
Vestigingsnummer: 000064731057
Adres: De Linde 24, 3224 TH Hellevoetsluis, Nederland
Privacycontact: privacy@novapiek.com
Website: www.novapiek.com
2. Rol van NovaPiek
NovaPiek verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden:
Verwerker — namens merchants
Wanneer een merchant het NovaPiek-platform gebruikt om te communiceren met zijn eindklanten, verwerkt NovaPiek die persoonsgegevens namens de merchant. De merchant is in dit geval de verwerkingsverantwoordelijke; NovaPiek is de verwerker in de zin van de AVG. NovaPiek handelt uitsluitend op instructie van de merchant. De verwerkersovereenkomst (DPA) is beschikbaar via privacy@novapiek.com.
Verwerkingsverantwoordelijke — eigen bedrijfsdoeleinden
Voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van contactpersonen die rechtstreeks contact opnemen met NovaPiek, is NovaPiek zelf de verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt NovaPiek?
a) Merchantdata (als verwerker)
In het kader van de dienstverlening aan merchants verwerkt NovaPiek:
- Berichtinhoud (tekst) van inkomende en uitgaande WhatsApp- en e-mailberichten
- Afzendergegevens: telefoonnummer (WhatsApp) of e-mailadres
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer van eindklanten
- Shopify-bestelgegevens (optioneel, bij actieve koppeling): ordernummer, datum, orderbedragen, betaalstatus en verzendstatus
Wat NovaPiek niet verwerkt
- Betaalkaartgegevens: NovaPiek ontvangt nooit kaartnummers, CVV-codes of IBAN-nummers van eindklanten. De betaalstatus (betaald / niet betaald) en het orderbedrag worden wel gesynchroniseerd vanuit Shopify voor klantenservice-context.
- Klantadressen (geen onderdeel van de huidige Shopify-synchronisatie)
- Wachtwoorden van eindklanten
Bijzondere categorieën persoonsgegevens
NovaPiek heeft niet de bedoeling bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gezondheidsgegevens, religie of politieke opvattingen) te verwerken, en vraagt deze niet actief uit. Eindklanten kunnen dergelijke informatie echter uit eigen beweging opnemen in vrije berichttekst. NovaPiek kan dit technisch niet uitsluiten. De merchant als verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de grondslagen en doeleinden van verwerkingen die hieruit voortvloeien.
b) Websitebezoekers en directe contacten (als verwerkingsverantwoordelijke)
Bij gebruik van het contactformulier of e-mail verwerkt NovaPiek naam en e-mailadres om de vraag te beantwoorden. Wij verwerken geen trackingcookies voor advertentiedoeleinden.
4. Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
Klantenservice-ondersteuning voor merchants
Verwerkersovereenkomst (DPA)
AI-classificatie en conceptantwoorden (Anthropic)
Verwerkersovereenkomst (DPA)
Geautomatiseerde beantwoording op instructie merchant
Verwerkersovereenkomst (DPA)
Platformbeheer en eigen klantencontact
Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Wettelijke verplichtingen
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
NovaPiek gebruikt gegevens niet voor eigen marketing, profilering, doorverkoop of het trainen van AI-modellen buiten de door de merchant geautoriseerde dienstverlening.
5. Sub-verwerkers
NovaPiek maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers. Alle partijen zijn geverifieerd als actief in gebruik in de applicatiecode. Merchants worden minimaal 14 dagen van tevoren geïnformeerd bij toevoeging van een nieuwe sub-verwerker.
Supabase Inc.
Database en authenticatie. Alle klantgegevens en berichtmetadata worden hier opgeslagen.
Gegevenslocatie: EU — eu-central-1 (Frankfurt, Duitsland)
Vercel Inc.
Hosting en deployment van de NovaPiek-applicatie. Klantdata doorloopt de applicatielaag bij elke request.
Gegevenslocatie: VS (edge wereldwijd) — Standard Contractual Clauses
Meta Platforms Inc.
WhatsApp Business API — transport van inkomende en uitgaande berichten.
Gegevenslocatie: VS — Standard Contractual Clauses
Twilio Inc.
WhatsApp bezorgstatuscallbacks. Verwerkt uitsluitend bericht-ID en bezorgstatus; geen berichtinhoud.
Gegevenslocatie: VS — Standard Contractual Clauses
Resend Inc.
Verzending en ontvangst van e-mailberichten.
Gegevenslocatie: VS — Standard Contractual Clauses
Anthropic PBC
AI-classificatie van inkomende berichten en genereren van conceptantwoorden via de Claude API.
Gegevenslocatie: VS — Standard Contractual Clauses
Google LLC
OAuth-authenticatie van platformgebruikers (merchants en agents). Verwerkt uitsluitend naam en e-mailadres van de aanmeldende gebruiker; geen klantdata van eindklanten.
Gegevenslocatie: VS — Standard Contractual Clauses
Noot: Shopify is de databron van waaruit NovaPiek bestelgegevens ontvangt via de Shopify API op instructie van de merchant. Shopify is geen sub-verwerker van NovaPiek; Shopify treedt op als verwerker namens de merchant.
6. Doorgifte buiten de EER
De primaire productiedatabase van NovaPiek staat in Frankfurt, Duitsland (Supabase, regio eu-central-1).
De overige sub-verwerkers (Vercel, Meta, Twilio, Resend, Anthropic, Google) zijn in de Verenigde Staten gevestigd. Doorgifte naar deze partijen geschiedt op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie, conform de respectievelijke verwerkersovereenkomsten. Data die via deze diensten wordt verwerkt (bijv. berichtinhoud via Anthropic voor AI-classificatie) kan tijdelijk buiten de EER worden verwerkt.
7. Bewaartermijnen
NovaPiek hanteert de volgende bewaartermijnen als beleid. Geautomatiseerde handhaving wordt gefaseerd ingevoerd.
Shopify GDPR-verwijderingsverzoek (shop/redact)
Onmiddellijk bij ontvangst — actief in productie
Klant-PII na customers/redact-verzoek
Geanonimiseerd bij ontvangst — actief in productie
Shopify-bestelgegevens
Beleid: maximaal 3 jaar na orderdatum; maximaal 30 dagen na verbreking koppeling
WhatsApp- en e-mailberichten
Beleid: duur van de overeenkomst + maximaal 12 maanden
Wettelijk verplichte financiële administratie (merchant-account)
7 jaar conform art. 52 AWR
Overige merchant-accountgegevens
Duur van de overeenkomst; daarna zo spoedig mogelijk verwijderd
Bij beëindiging van de overeenkomst streeft NovaPiek ernaar persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarverplichting anders vereist.
8. Beveiliging
- Alle communicatie versleuteld in transit via TLS 1.2 of hoger
- Database versleuteld at rest via Supabase managed encryption (AES-256), EU-datacenter Frankfurt
- Shopify-toegangstokens versleuteld op applicatieniveau (AES-256-GCM); nooit opgeslagen in browser of client-code
- Rolgebaseerde toegangscontrole; Shopify-klantdata uitsluitend toegankelijk via server-side applicatielaag
Bij een beveiligingsincident stelt NovaPiek betrokken merchants zonder onredelijke vertraging in kennis, zodat de merchant als verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan zijn eigen wettelijke meldverplichtingen (waaronder de eventuele meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur).
9. Uw rechten
Eindklanten van merchants oefenen hun AVG-rechten uit via de merchant (verwerkingsverantwoordelijke). Voor vragen die rechtstreeks NovaPiek betreffen:
- Recht op inzage van verwerkte persoonsgegevens
- Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
- Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”)
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
- Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Recht op beperking van de verwerking
Contact: privacy@novapiek.com. NovaPiek streeft naar behandeling binnen 30 dagen.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen
NovaPiek kan dit privacybeleid aanpassen. Bij substantiële wijzigingen worden merchants minimaal 14 dagen vóór inwerkingtreding per e-mail geïnformeerd. De actuele versie is beschikbaar op www.novapiek.com/privacy.
11. Contact
NovaPiek — eenmanszaak
KvK-nummer: 99676028
De Linde 24, 3224 TH Hellevoetsluis, Nederland